การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Development) สู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) 4 (จบ)

หลังจากที่ได้พูดคุยเกี่ยวกับปัญหาและอุปสรรคในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ เพื่อการสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ ซึ่งได้สรุปทั้งประเด็นปัญหาที่ระบบของการฝึกอบรมในองค์กรเอง การกำหนดโครงสร้างพื้นฐานขององค์กรเพื่อให้สามารถตอบสนองการเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ได้ ประเด็นต่อมาที่จะต้องมาพิจารณากันก็คือ ประเด็นตัวบุคคลหรือตัวพนักงานเอง ซึ่งเป็นเรื่องที่สำคัญเรื่องหนึ่ง เพราะถึงแม้ว่าองค์กรได้จัดทำโครงสร้างพื้นฐานการพัฒนาการเรียนรู้หรือระบบ Learning Organization ได้ดีแค่ไหน แต่ตัวพนักงานเองไม่มีความกระตือรือร้นหรือต้องการที่จะพัฒนาตนเอง ก็เป็นการยากเหมือนกันที่จะพัฒนาองค์กรสู่องค์กร แห่งการเรียนรู้ได้ ดังนั้น
การพัฒนาองค์กรให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้นั้น จะต้องคำนึงถึงการพัฒนาบุคลากร (Human Resource Development) ควบคู่ไปพร้อม ๆ กับการพัฒนาโครงสร้างและระบบ เพราะบุคลากรไม่เพียงแต่เป็นผู้ผลักดันการเปลี่ยนแปลงให้ไปสู่ผลสำเร็จ แต่ยังเป็นผู้ที่รักษาความสำเร็จและพัฒนาองค์กรต่อไปในระดับที่สูงขึ้น ดังนั้น บุคลากรจึงเป็นปัจจัยที่สำคัญยิ่งในการพัฒนาองค์กร หรืออาจกล่าวได้ว่าเป็นการพัฒนาบุคลากรเพื่อพัฒนาองค์กร (Human Resource Development for Organization Development) และเพื่อให้ เพื่อเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ ต้องมีการพัฒนาความรู้ ค่านิยม ทัศนคติ แนวการคิด และกระบวนการทำงาน บุคลากรด้วย โดยผู้บริหาร และทีมงาน HR สามารถดำเนินการพัฒนาได้ดังนี้

1.การปลูกฝังทัศนคติและค่านิยมต่อการเรียนรู้ขององค์กรให้พนักงานทุกคนได้รู้และเข้าใจ เพราะว่าพื้นฐานของการพัฒนาองค์กร คือการเตรียมความพร้อมของบุคลากรเพื่อการเปลี่ยนแปลง (Readiness for Change) เพราะเมื่อองค์กรมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนแล้วก็จะต้องถ่ายทอดสู่ผู้ปฏิบัติและเตรียมความพร้อมในด้านต่าง ๆ ของผู้ปฏิบัติ เมื่อบุคลากรมีความเข้าใจในเป้าหมายขององค์กร มีความรู้และความสามารถในการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง เขาก็พร้อมที่จะมีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลงและผลักดันให้การพัฒนาองค์กรประสบผลสำเร็จโดยปราศจากการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง (Resistance to change)

2.ส่งเสริมให้พนักงานทุกคนได้พัฒนาตนเองทั้งนอก และในสภาพการทำงาน โดยส่งเสริมให้ทีมงานเป็นผู้รับผิดชอบการเรียนรู้ของตนเอง (Self-Managed Team) โดยอาจจะนำรูปแบบการเรียนรู้จากกลุ่มทีมงานของบริษัท Xerox ที่ให้พนักงานแต่ละคนเผชิญกับข้อมูลอย่างน้อยคนละ 4 ครั้ง ใน 4 ขั้นตอนของการออกแบบการเรียนรู้ ขององค์กร กล่าวคือ 1) เมื่อเรียนรู้ (Learn) จะถูกชี้แนะให้ร่วมอภิปราย 2) เมื่อนำไปประยุกต์ใช้ (apply) แนวทางปฏิบัตินั้นเป็นจริงได้เพียงใด และต้องปรับปรุงแก้ไขสิ่งใดบ้าง 3) ต้องถ่ายทอดสอน (Teach) ประสบการณ์ที่ดีงาม ที่สร้างสรรค์ให้แก่คนอื่น ๆ และ 4) เมื่อติดตามหรือตรวจสอบ (inspect) ซึ่งเมื่อ พนักงานนำแนวทางนี้ไปประยุกต์ใช้กับกลุ่มต่าง ๆ ในแผนกงาน เช่น หัวหน้างานสอนลูกน้อง, รุ่นพี่สอนรุ่นน้อง ก็จะเป็นการทวีคูณความรู้ การเรียนรู้ และเพิ่มพูนความเชี่ยวชาญของการเรียนรู้ให้แก่ผู้สอนได้มากยิ่งขึ้น

3.ส่งเสริมให้พนักงานมีวิสัยทัศน์ส่วนบุคคล เพราะว่าคนที่มีวิสัยทัศน์จะเป็นคนที่มีการทำงานแบบทุ่มเท (commit) จึงย่อมประสบความสำเร็จในชีวิต มากกว่าคนที่ไม่มีวิสัยทัศน์ส่วนตัว ซึ่งจะมีลักษณะเป็นคนหลักลอย และเมื่อเข้าร่วมในกระบวนการสร้างวิสัยทัศน์ร่วม จิตใจก็จะอยู่แค่ระดับเห็นพ้องไปในทิศทางเดียวกัน

4.ปลูกฝังความภาคภูมิใจและความรู้สึกเป็นเจ้าขององค์กรต่อบุคคลทุกคนที่จะต้องมีส่วนรับผิดชอบร่วมกัน และส่งเสริมให้พนักงานมีความคิดในการทำงานเป็นทีม

5.การพัฒนา สมรรถนะ (Competencies) ทักษะ (Skill) และความสามารถของบุคคล (Individual Ability) ในแต่ละตำแหน่งงาน เพราะว่า สมรรถนะและทักษะส่วนบุคคลมีส่วนสำคัญอย่างยิ่งในการเสริมสร้างสิ่งที่ตอบสนองความคาดหวังของลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นด้านการตลาด ด้านการบริหาร ทักษะหรือความเชี่ยวชาญเฉพาะทางที่มี จะปรากฎให้เห็นจากความเชี่ยวชาญในการปฏิบัติงานขององค์กรด้วย ซึ่งแนวทางในการพัฒนา ศักยภาพและทักษะของพนักงาน เพื่อให้เกิดเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้นั้นมีหลายวิธี ดังนี้

- การเสนองาน โดยทาง HR ต้องกำหนดหน้าที่ การทำงานของพนักงานตั้งแต่วันแรกที่เริ่มเข้างาน โดยต้องนำเสนอความรับผิดชอบให้กับพนักงานคนนั้นว่าต้องทำอะไรบ้าง มีกระบวนการทำงานอย่างไร อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร ประกอบด้วยอะไรบ้าง เพื่อให้พนักงานเกิดศักยภาพการทำงานตั้งแต่วันแรกที่เข้าทำงาน
- การจัดทำมาตรฐานอ้างอิง (Benchmarking ) คือการให้พนักงานได้เรียนรู้จากประสบการณ์ของผู้อื่นที่ได้รับการยอมรับว่ามีวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Best practices) โดยการปรับสิ่งที่ได้เรียนรู้นั้นให้เข้ากับสภาพขององค์กรเพื่อพัฒนาผลการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็น สินค้า (products) บริการ (service) กระบวนการ (process) และการปฏิบัติ (practices) ของพนักงานกับมาตรฐานอ้างอิง เพื่อให้เกิดการพัฒนาและเกิดการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง โดยทีมงาน HR ต้องจัดให้มีมาตรฐานอ้างอิงในการทำงาน และกระบวนการหรือวิธีการเปรียบเทียบการทำงานของพนักงานกับมาตรฐานอ้างอิงดังกล่าว
- การสอนงาน (Coaching) เนื่องจากการพัฒนาบุคลากรโดยการฝึกอบรมในห้อง ได้ผลน้อยและยังสิ้นเปลืองทรัพยากรด้วย ดังนั้น เพื่อให้การเรียนรู้งานรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพและทำให้พนักงานได้เรียนรู้ มองเห็นถึงสภาพการทำงานที่แท้จริง การสอนงานเป็นวิธีหนึ่งที่มีประโยชน์ โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่ยุ่งยาก หรือสถานการณ์ที่ต้องการให้การเปลี่ยนแปลง คุณค่าของการสอนงานอยู่ที่จะช่วยความสัมพันธ์อันดียิ่งในการปฏิบัติงานระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งการสอนงานนอกจากจะช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้เรียนรู้ สามารถปฏิบัติงานประสิทธิภาพ มีความก้าวหน้าในงานแล้ว ผู้บังคับบัญชาก็จะเกิดการเรียนรู้จากการสอนงานนั้นด้วย ดังนั้น HR จึงควรส่งเสริมจัดระบบและรูปแบบการสอนงานให้กับหัวหน้างาน อีกทั้งหาแนวทางหรือแรงจูงใจเพื่อให้หัวหน้างานมีความเต็มใจที่จะสอนงานงานให้กับพนักงานในระดับต่ำลงมา
-การเป็นพี่เลี้ยง (Mentoring) คือการให้รุ่นพี่หรือผู้ที่อยู่ในระดับตำแหน่งสูงกว่า โดยเฉพาะระดับผู้บริหารในหน่วยงานให้คำปรึกษาแนะนำให้ความช่วยเหลือแก่ รุ่นน้อง หรือผู้ที่อยู่ในระดับตำแหน่งต่ำกว่า เพื่อให้รุ่นน้องมีความสามารถในการปฏิบัติงานสูงขึ้น มีศักยภาพสามารถเลื่อนระดับเป็นผู้บริหารทีมีประสิทธิภาพต่อไป นอกจากนี้ การจัดให้มี mentoring จะช่วยให้ได้มาซึ่งผู้มีความรู้ความสามารถในการทำงาน บริหารและงานวิชาการ และเป็นการเตรียมผู้นำที่มีความสามารถสำหรับอนาคต นอกจากนั้นยังเป็นวิธีการที่จะทำให้เกิดการถ่ายเทความรู้จากคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่งจนทั่วทั้งองค์การ จึงเป็นวิธีหนึ่งที่ช่วยให้องค์การเป็นองค์การแห่งการเรียนรู้ อย่างไรก็ตาม โครงการ mentoring นี้ แม้ว่าจะต้องริเริ่มโดยฝ่ายบุคคล แต่การจะประสบความสำเร็จนั้น ต้องได้รับการสนับสนุนจากฝ่ายบริหารอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่องเพื่อให้ mentoring กลายเป็นวัฒนธรรมอย่างหนึ่งขององค์กร
-การให้พนักงานจัดทำแฟ้มงานเพื่อการพัฒนา (Fortfolio) ซึ่งเป้าหมายของ fortfolio นั้น ถือว่าเป็นกระบวนการ (process) ไม่ใช่จุดหมายท้ายสุดในรูปของผลิตภัณฑ์ (products) เป็นกระบวนการที่มุ่งเน้นการพัฒนาคนให้คิดใคร่ครวญถึงศักยภาพความสามารถของตน โดยให้พนักงานจัดทำบันทึกและเล่าพรรณนาถึงประสบการณ์ที่สะท้อนถึงคุณภาพ หรือมาตรฐานในการปฏิบัติงานของบุคคลนั้น ตลอดจนการรับผิดชอบต่อการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องของตน การเสริมสร้างทักษะใหม่ ๆ ความมั่นใจในคุณค่าของผลงาน และเพื่อการพัฒนาสมรรถนะหลักและสมรรถนะรองของพนักงานเอง นอกจากนี้ยังสามารถประยุกต์ fortfolio เพื่อการพัฒนาทีมงานโดยการประมวลความรู้และประสบการณ์ที่สมาชิกในทีมแต่ละคนมี นำมาถ่ายทอด แบ่งปันซึ่งกันและกัน ทำให้องค์ความรู้นั้นเป็นของทีมงาน มิใช่เป็นของบุคคลผู้หนึ่งผู้ใด
- การนำ ระบบ ICT เข้ามาเป็นเครื่องมือในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ และให้พนักงานมีส่วนร่วมในการพัฒนาการเรียนรู้ เนื่องจากจากเทคโนโลยี ICT ได้มีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว และได้มีการพัฒนาให้เอื้ออำนวยต่อการส่งเสริมการพัฒนาทักษะและการเรียนรู้ ทั้งระดับบุคคล ระดับทีมงานและระดับองค์กร เช่น ให้พนักงานบันทึกข้อมูลการทำงานต่าง ๆ ลงในระบบคอมพิวเตอร์ในรูปแบบฐานข้อมูล (Data base) และพัฒนาสู่ฐานความรู้ (Knowledge base) ผ่านกระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management) จนสามารถพัฒนาเป็น Intelligent Knowledge Base นอกจากนี้ข้อมูลการปฏิบัติงานประจำที่พนักงานบันทึกลงในระบบคอมพิวเตอร์ (Transaction System) สามารถนำมาพัฒนาสู่ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (MIS) ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System ) และระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารระดับสูง (Executive Information System: EIS) หรือพัฒนาสู่ระบบฐานความรู้อัจฉริยะ (Intelligent Knowledge base system) ได้ในที่สุด

สรุป

หลังจากที่ใช้เวลามาหลายสัปดาห์คุยเกี่ยวกับการพัฒนาองค์กรสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ พอจะสรุปได้คือ การพัฒนาองค์กร สู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้นั้น สามารถสร้างได้ด้วยความร่วมมือของสมาชิกในองค์กร โดยต้องมีความร่วมมือกันทั้งทางฝ่ายบริหาร หัวหน้างานและฝ่าย HRD โดยต้องดำเนินการทั้งระดับองค์กร ซึ่งเกี่ยวข้องกับบริหารจัดการการกำหนดนโยบายเพื่อให้องค์กร เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ และระดับตัวบุคคลโดยให้ทีมงานทางด้าน HR ต้องลงไปพัฒนา กระตุ้นและส่งเสริมในสมรรถนะและทักษะของพนักงาน ให้พนักงานในองค์กร เห็นความสำคัญของการเปลี่ยนแปลง และการที่จะต้องปรับตัวและพัฒนาตนเอง ให้มีความต้องการที่จะเรียนรู้และพัฒนาร่วมกันซึ่งบางครั้งแม้จะดูเหมือนกับว่าต้องมีการนำความคิดใหม่ ๆ ที่ยุ่งยากซับซ้อนเข้ามาเผยแพร่ให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจและยอมรับ แต่ในทางปฏิบัติแล้ว การทำให้ องค์กร เป็นองค์กรเรียนรู้นั้นสามารถใช้เทคนิควิธีการปฏิบัติงาน และเทคนิคการปรับปรุงการบริหารต่าง ๆ ที่องค์กรเคย หรือกำลังปฏิบัติอยู่แล้วก็ได้ เช่น การทำกิจกรรมการเพิ่มผลผลิตต่าง ๆ เช่น TPM, KAIZEN 5ส และ VFP เพียงแต่พยายามทำให้คนในองค์การเห็นว่า ทุกสิ่งที่เขาทำอยู่แล้วนั้นล้วนเป็นการเรียนรู้ทั้งสิ้น และทีมงาน HR ต้องกำหนด และจัดทำกระบวนการในการเรียนรู้อย่างเป็นระบบให้เกิดขึ้น เพื่อที่จะสามารถเก็บเกี่ยวความรู้และประสบการณ์จากบุคลากร หรือทีมงานนั้น ๆ ไว้เป็นสินทรัพย์ทางปัญญา (Intellectual Asset) ที่สามารถเก็บสะสมไว้สำหรับเลือกนำมาใช้และเป็นองค์ความรู้ที่อยู่กับองค์กรได้ตลอดไป

สำหรับวันนี้ก็ขอจบบทความ การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Development) สู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) ไว้เพียงแค่นี้