ขั้นตอนการดำเนินกิจกรรมระบบ 5ส

วันนี้ผมจะมาพูดคุยกับการขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม 5ส ในสถานประกอบการกัน ซึ่งถ้าหากอ่านจากหนังสือหรืออ้างอิงจากตำรา หรือวิทยากรท่านผู้รู้ ต่าง ๆ อาจจะมีขั้นตอนการดำเนินกิจกรรมระบบ 5ส ที่อาจจะต่างกันแต่ผมคิดว่าแนวคิด หรือ concept การดำเนินงานไม่แตกต่างกันมากนัก ซึ่งวันนี้ผมจะนำเสนอขั้นตอนการดำเนินการกิจกรรมระบบ 5ส ตามรูปแบบและประสบการณ์ที่เคยได้ดำเนินมาและสามารถเข้ารอบลึก ๆ ของการประกวด Thailand 5S award มาแล้ว โดยมีขั้นตอนการดำเนินกิจกรรมดังนี้

1.การประกาศนโนบายของบริษัทในการมุ่งมั่นและสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคนในการดำเนินกิจกรรม 5ส (ข้อนี้สำคัญมากโดยเฉพาะอย่างยิ่งนโยบายและความมุ่งมั่นของผู้บริหารสูงสุดขององค์กร)

2.ดำเนินการให้การศึกษา อบรมความรู้เรื่องการทำกิจกรรม 5ส ให้แก่พนักงานในองค์กรทุกคน (อาจจะจัดอบรมภายใน หรือดูงานภายนอกเพื่อเห็นตัวอย่างการทำ 5ส จริง ๆ จะยิ่งสร้างความเข้าใจและเห็นภาพชัดเจนให้พนักงานยิ่งกว่า)

3.จัดตั้งคณะกรรมการดำเนินการกิจกรรม 5ส (แนะนำให้คลอบคลุมตัวแทนพื้นที่ทุกพื้นที่และทุกฝ่ายในองค์กร)

4.การจัดทำแผนการดำเนินงานกิจกรรม 5ส (จัดทำแผนงานหลัก (Master plan โดยคณะกรรมการและผู้บริหารกิจกรรม 5ส ) และแผนงานย่อย (Action plan โดยพื้นที่จัดทำแผนงานเพื่อตอบสนองการดำเนินงานของแผนงานหลัก)

5.การรณรงค์ประชาสัมพันธ์การดำเนินกิจกรรม 5ส อย่างต่อเนื่อง (มิใช่รณรงค์ช่วงใดช่วงหนึ่ง หรือรณรงค์เมื่อผู้บริหารท้วงติงขึ้นมา)

6.การจัดแบ่งและทำผังพื้นที่ความรับผิดชอบและแต่งตั้งคณะกรรมการบริหารพื้นที่ (ให้ครอบคลุมทุกพื้นที่ขององค์กรและผู้บริหารพื้นที่ควรมีอำนาจในการบริหารจัดการและการสั่งการจะทำให้การดำเนินกิจกรรม 5ส มีประสิทธิภาพมากกว่า)

7.การจัดเก็บข้อมูลเบื้องต้นก่อนการดำเนินกิจกรรม 5ส (ควรเก็บทั้งข้อมูลพื้นฐานทั่วไปที่เห็นได้ชัดเจน เช่น ภาพถ่ายพื้นที่เป็นจุดบกพร่อง สิ่งสกปรกในพื้นที่ ความไม่เป็นระเบียบเรียบร้อยต่าง ๆ เป็นต้น และข้อมูลที่เป็นตัวเลขเช่น อัตราการผลิตในแผนก อัตราการเกิดอุบัติเหตุของพนักงานในพื้นที่ อัตราของเสียที่เกิดขึ้น ต้นทุนในการผลิต เป็นต้น)

8.ดำเนินการทำกิจกรรม 3 ส แรก คือ ส สะสางเพื่อลดความสูญเปล่า ส สะดวก สร้างความสะดวกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และ ส สะอาด คือการทำความสะอาดเพื่อสร้างความสะอาดและตรวจสอบค้นหาจุดบกพร่องในพื้นที่

9.ดำเนินการทำ ส ที่ 4 คือ ส สร้างมาตรฐานในพื้นที่ (คือการนำ ข้อบกพร่องในขั้นตอนที่ 7 มาทำการปรับปรุง เช่น ภาพถ่ายที่มีปัญหามาดำเนินการแก้ไข หรือข้อบกพร่องต่าง ๆ นำมาแก้ไขและสร้างมาตรฐานต่าง ๆ ให้เกิดขึ้นในพื้นที่)

10.ดำเนินการทำ ส ที่ 5 คือ สร้างวินัยให้แก่พนักงานในพื้นที่ ในการดำเนินกิจกรรม ส ทั้ง 4 อย่างต่อเนื่องให้กลายเป็นนิสัย (เพื่อสร้างวัฒนธรรมให้แก่องค์กรให้การทำ 5ส กลายเป็นนิสัยและไม่ต้องทำ 5ส หรือคิดว่าการทำ 5ส เป็นภาระ เหมือนหลาย ๆ องค์กรกำลังประสบอยู่)

11.การตรวจสอบ และ การประเมิน (โดยจัดทำแบบฟอร์มตรวจประเมิน ส ทั้ง 5 ตัว และแนะนำว่าแบบฟอร์มการตรวจประเมินควรมีหลายแบบ เนื่องจากพื้นที่การปฏิบัติงานมีหลายแบบ และมาตรฐานแตกต่างกัน) ซึ่งการตรวจประเมินควรมีอย่างน้อย 2 ระดับ เช่น ตรวจประเมินโดยหัวหน้าพื้นที่เอง หรือคณะกรรมการกิจกรรม 5ส และการตรวจประเมินโดยผู้บริหาร โดยหลักในการตรวจสอบและประเมินนั้นควรยึดหลัก PDCA (Plan, Do, Check, Act)

12.การปรับปรุงพัฒนามาตรฐานอย่างต่อเนื่อง (อย่าสับสนระหว่างการปรับปรุงเพื่อให้เข้าสู่สภาพเดิม (Back to basic) และการปรับปรุงเพื่อยกระดับการทำงานในพื้นที่อย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)) ซึ่งการปรับปรุงมาตรฐานมีเทคนิคและเครื่องมือที่หลากหลาย เช่น การปรับปรุงโดยภาพถ่ายหรือที่เรียกว่า Visual Feedback Photography (VFP) การปรับปรุงโดยภาพถ่ายก่อน (ภาพปัญหา) และหลัง (ภาพหลังการปรับปรุง)หรือที่เรียกว่า Before-After หรือแม้แก่การปรับปรุงโดยการทำกิจกรรม ไคเซ็น หรือการทำ Visual Control เป็นต้น

13.การรายงานผลการดำเนินงาน กิจกรรม 5ส (จะไม่มีประโยชน์ใด ๆ เลย ที่ทำกิจกรรม 5ส แต่ไม่มีการสรุปและรายงานผลการดำเนินงาน) ซึ่งในพื้นที่ควรให้มีการรายงานผลการดำเนินงานให้สมาชิกทุกท่านในพื้นที่ทราบ (แนะนำให้ทุกพื้นที่ควรมีบอร์ดการดำเนินกิจกรรม 5ส) และในระดับบริหารควรสรุปเป็นภาพรวม และรายงานผลให้ผู้บริหารกิกจรรม 5ส และผู้บริหารในองค์กรทราบ (ควรนำเสนอปัญหาและอุปสรรคในการดำเนินงานด้วยเพื่อที่จะได้ช่วยกันแก้ไขปัญหาต่อไป) (แนะนำให้บริษัทควรมีบอร์ดสรุปภาพรวมของการดำเนินกิจกรรม 5ส หรือถ้ามีการพัฒนาเป็นรูปแบบ Visual Management จะยิ่งดีมาก)

14.การจัดกิจกรรมสร้างการมีส่วนร่วมและสร้างขวัญและกำลังใจของการดำเนินกิจกรรม 5ส เช่น การประกวดพื้นที่ดีเด่น การแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างพื้นที่ การประกวด 5ส สตาร์ การประกวด Mister and Misses 5ส และการประกวดคำขวัญ 5ส เป็นต้น

15. การวัดผลและประเมินผลหลังการทำระบบ 5ส ซึ่งการวัดผลนี้ควรกำหนด ปัจจัยชี้วัด (Key Performance Indicators หรือ KPIs) เอาไว้ก่อน (แนะนำให้เก็บข้อมูลเอาไว้ก่อน ดังขั้นตอนที่ 7) เมื่อดำเนินกิจกรรม 5ส แล้วนำข้อมูลหลังการทำ 5ส มาทำการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานตาม KPI ที่ตั้งไว้ ตัวอย่าง KPIs เช่น อัตราการผลิต (Productivity), คุณภาพ (Quality), ต้นทุน (Cost), อัตราการส่งมอบ (Delivery), ความปลอดภัย (Safety), และสภาพแวดล้อมในการทำงาน (Environment) เป็นต้น อย่างไรก็ตามการวัดและประเมินผลนั้นควรยึดหลัก PDCA ในการวัดและประเมินผลอย่างต่อเนื่อง

Introduction to 5S-Visual Management and Lean Manufacturing

วันนี้ผมมี clip ดี ๆ เกี่ยวกับความรู้เบื้องต้นของกิจกรรม 5ส และการทำ Visual Management และ Lean Manufacturing มาฝาก (English Version)